申込書・注文書を用意する

12.02

どのような商品・サービスでも、申込書や注文書が必要です。場合によってはお客様に契約書を書いていただくこともあるかも知れません。売れる流れを作るにあたっては、いままで自社が行ってきた流れを見直して、どのようにすれば代理店が売上を立てやすいかを考え、こうした文書類をすべて見直す必要があります。

代理店に紹介だけをもらうなら「紹介書」を、代理店とお客様が契約を結ぶという内容なら「代理店用の契約書」を、リース契約などで事前に与信を調べる必要があるなら「事前調査依頼書」など、これまで使っていなかった書類が数多く必要になることもあります。

様式を決めて準備しておき、実際に代理店が使ってみて様式をバージョンアップしていけば、より使いやすい文書類ができあがります。様式の番号も管理しておけば、古い様式なのか最新版なのかが分かります。

中には見込客のリストを先に出させたり、毎週活動報告を出させたりと、自社の営業マンにやるような管理手法を取る会社もありますが、これはお薦めしません。代理店が個人であれ法人であれ、メーカーと代理店は対等な関係です。社員でもない代理店に、もしそのような業務をお願いするのならその業務に対しての対価を支払うべきだと思います。

管理をしたいということであれば、専任をつけて、電話でヒアリングを行い、報告書は自社で作成するということが望ましいです。しかしながら、80:20で2割の代理店が8割の売上を作るということを考えればこの管理方法には無駄が多いと考えるのが妥当です。管理のための管理でなく、売上をあげるための管理手法を貴社なりにお考えください。

前述のパンフレットや、カタログ、その他、販促ツールの注文書を用意しておけば、どの代理店が活動しているかが良く分かります。業務上も必要な場合が多いと思いますので、こうした販促用の注文書も是非ご用意ください。


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