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「レポートを送る」代理店構築マニュアルより

私はよく「代理店に向けて定期的に情報を発信してください」と言っています。発信の方法はいろいろありますが、メールマガジンか、レポートがお薦めです。

メールマガジンは、タイムリーに情報が発信できるのと、読ませたいホームページがあればそこに誘導できるので、是非取り入れていただきたいと思います。ただし、すべての代理店がメールを読んでくれるようにするのは難しいのでご注意ください。

メールマガジンを発行する場合は、代理店同士のメールアドレスが分かってしまわないようにすることと、内容に誤字脱字がないことに注意して送信しましょう。メール作成者とチェックする人を別にしておけばミスもなくなります。送信する時間も夜中などにならないように、専用のメールマガジン発行システムを利用されることをお薦めします。

レポートで、一番良いのは、紙で送るものです。「代理店通信」「フォローマガジン」「レポート○年○号」など呼び方は自由です。レイアウトは学級新聞のような感じで、手作り感があってもいいと思います。

内容は、本章で見てきたフォローするための文書であり図・写真です。季節の挨拶、最近の商品・サービスの情報、販売方法の紹介、Q&A、先月の販売優秀者の発表といった読めば売上が上がるような内容が望ましいです。

特にお薦めしているのは、レポートの一部を空欄にしておいて「○○様の○月の売上は○○円です。従いまして報酬額は○○円です。(今月は○日入金予定です)」という内容を後で印刷できるようにしておくことです。こうしておくと、封筒を開けないということがなくなります。

このように、成果が出ていても出ていなくても、代理店の販売実績を知らせる方法を用意しておくのは必須です。売れたときだけ報告するというメーカーもありますが、連絡が1ヶ月も2ヶ月もなければ、販売しなくていいという気になりますのでお薦めしません。

販売実績が出ているのに報酬を横取りしているんじゃないかと、疑われてしまっていたメーカーがありましたが、対応に時間を取られて大変だといっていました。みなさんは、そうならないように、どんな形であれ、毎月毎月丁寧にレポートを出されることをお薦めします。

紙で送るレポートはA4サイズ1枚でもかまいません。白黒でもいいです。目的は、情報提供と、販売実績の報告の2点です。文書をつくるのは時間がかかる作業ですが、慣れてくれば1日2日でできるようになると思いますので、是非作成してください。


「代理店構築マニュアル」について
一般社団法人日本代理店協会では、代理店に関する各種情報を無料・有料に提供しております。
詳しくは入会案内をご覧ください。

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