契約する

ここでは代理店を募集して集まってきた代理店候補と契約するための方法をご説明いたします。
※本ページの内容は入会特典の「代理店構築マニュアル」にも記載されています >>ご入会はこちらから
 

契約の流れを作る

代理店候補が貴社と代理店契約を結ぶ時、すぐに契約にいたる場合と、時間がかかる場合があります。相手があることですので、こちらが思い描いた流れどおりに行かない時もありますが、ある程度の流れを作っておく必要があります。

流れというのは例えば、資料請求後に説明会の案内をして、説明会で代理店の申込を受付し、個人面談を経て契約という一連の流れです。

最も簡単な流れは、資料請求後、募集文書を読んでもらい、代理店に申し込んでいただき、代理店契約を締結するという流れです。商品・サービスの内容によっては、電話やメールを一度もすることなく、資料請求から契約まで自動的に行うこともできます。

商品・サービスの特性や、初期費用の有無などにもよりますが、できるだけ無駄のない流れを作っておきましょう。注意していただきたいのは、こちらの都合だけで考えるのではなく、代理店の立場にたって考えるということです。

これができないと、代理店になりたいと言っているのに、あれこれ書類の提出を求めて、代理店になりたいという熱が冷めてしまう流れを作ってしまったりします。

実際にあった例は、新規取引なので企業情報を記入してください、という全社的に行っているルールを代理店にも強要していたのですが、お金をかけて代理店募集や事業説明会を行っていたのに、申込後に半数以上が保留になってしまっていました。調べてみたら、企業情報の欄には、3期分の売上や、商品の仕入先、商品の販売先など、かなり面倒な項目が含まれていました。

ここまでひどくはなくても、代理店の契約はスピードも必要です。売りたい、と思っているうちに契約を済ませ、実際に販売をしてもらって成果が出る。この流れを1~2週間から長くても1ヶ月の間につくらなければ、代理店構築はうまくいきません。

以降で説明するいくつかの方法を参考に、貴社なりの流れを作ってみてください。

 

契約書を作る

代理店を募集して、一緒に仕事をしていくのですから、当然「契約書」が必要です。契約書の表題は様々ですが、代理店契約書、販売代理店契約書、加盟店契約書、紹介代理店契約書、業務委託契約書、販売委託(代理商)契約書、販売委託(問屋)契約書などがあります。

ここでは、簡便な契約方法を2つご紹介いたします。

1)規約+申込書のセット
契約が成立するまで販売できないという時間的なロスをなくすための簡単な契約方法です。募集文書と一緒に、規約と申込書を渡しておいて、代理店になりたいと思ったら、規約を読み、申込書をFAXしてください、という方法です。規約にも、申込書にも明記しておくのですが、申込書を送って受理された時点で代理店契約が成立し、別途契約書は送りませんというやり方をします。
すぐに販売を開始することができるので、メーカーにとっても代理店にとっても利点が多い契約方法だと考えます。

2)規約+申込書+承諾書のセット
1)のセットは、メーカーが受理した時点で契約成立ですが、メーカー側で審査を行ったり、エリア制にしている場合などはこれでは都合が良くありません。1)のセットに承諾書を加えて、承諾書をメーカーが発行しなければ代理店契約は成立しないというようにしておく契約方法です。
メーカーとしてはひと手間かかりますが、従来の契約書を甲乙で1部ずつ持っておくという契約に比べれば、契約書の事前確認、契約書の袋とじ、契約書の往復といった時間が削減できるのでこちらも利点があります。

販売をすぐに行ってもらうために、時間を短縮する契約方法を2つご紹介しましたが、これとは反対に、契約書や事前に記入してもらう書類を何種類も用意し、契約のハードルを高くする場合もあります。

これは、金融系や、保険系など、契約締結の能力をテストしたい場合や、フランチャイズ形式に限りなく近いビジネス、大企業などで、代理店に規則を徹底して守らせたい場合、必然的に契約書の内容や、付随する書類が多くなります。

実際には、貴社の商品・サービスの特性や、代理店に付与する権限や、業務の内容により、契約書の表題や、契約内容、契約の手順を考えて作成してください。また、法的に足元をすくわれないために弁護士などにもご相談いただきたいと思います。

 

説明会を行う

ビジネスの中には、募集文書を読んでもらっただけでは理解が不十分で、説明会を行わなければ契約に至らないものもあります。また、募集文書を読んだだけでも契約になるが、より多くの代理店を作るために、別途説明会を設ける場合もあります。

当協会では、最低でも月に1回は代理店説明会を行うことをお薦めしています。これには、いくつか理由がありますが、第一の理由は、代理店候補に連絡を取るきっかけになるということです。

代理店に興味をもってもらったところに、毎回「どうですか?」と電話するのは、代理店担当者にとってはつらいものです。そのうちに連絡が取りづらくなっていつの間にか消滅してしまいます。説明会を行えば、「○月○日に説明会があるのですがご都合いかがですか?」と気軽に電話をかけることができます。

毎月、説明会を行うのであれば、月に1回は電話やメール、FAXで連絡を取る口実がつくれるということです。

説明会を毎月行っていただきたい第二の理由は、メーカーのレベルアップのためです。説明会をやると決めたらその日に向かって資料を準備したり、リハーサルをしたりします。社長以下、多くの人が説明会を成功させるために活動します。

極端な話。参加者が集まらず、リハーサルだけで終わったとしても、情報交換やノウハウの共有になりますので無駄にはなりません。説明会の進行役、説明会のメイン説明者、クロージングするためのスタッフなど、全員のレベルが毎月向上していきます。

もちろん、説明会が行われれば、参加者のうち何割かは代理店契約になりますので、やらないよりやった方がいいです。ただし、内容を良く考えて行わなければ何度やっても代理店はできません。

理想は、商品・サービスの説明、このビジネスをやる魅力、販売の方法、契約までの流れを説明し、そのままデモや質疑応答を行って、納得がいくまで話ができれば、いい説明会です。この時に、成功している先輩代理店が登場して一緒に頑張りましょうと握手をすればこれ以上のものはありません。

わざわざ足を運んで来てもらう説明会ですから、全員が満足して、1社でも多く契約してもらえるように、映像を駆使するなど、貴社ができる最高の説明会を行うようにしてください。

 >>事業説明会を開催するためのワークシート

 

個別説明会を行う

会場を押さえることが難しかったり、プロジェクターなどが用意できない場合や、個人のプライベートな話まで突っ込んで話す必要がある場合などは、複数を対象にした説明会ではなく、個別説明会、個別面談を行います。

内容は複数に対して行う説明会と同じですが、劇場型の説明会ではなく、1対1、もしくは2対1くらいのものですから、できるだけ相手の考えを引き出し、相手が知りたいことに対して説明していくことが理想的です。

どちらの説明会の場合も、無理に自社の代理店になってもらうのではなく「当社の代理店に相応しい方を探しています」というスタンスで行ったほうが、余裕が出て自然な説明会が行えます。

相手も、貴社の事業に勝負をかけることになるのですから、相応しくない方を無理に代理店にしてしまうのは、お互いが不幸になります。説明会の案内をする時も、必要のない方を無理に誘導するのはやめた方が、長期的に見て成功します。

個別説明会だけを行う場合でも、リハーサルは行って、資料やトークなどを完璧に準備しておきましょう。代理店担当者個人の力に任せている会社も多くありますが、これでは、話す内容にムラがあり、どうしてうまくいったのか、どうしてうまくいかなかったのか、という確認ができないだけでなく、事業拡大の妨げになります。

 

プレゼンを行う

プッシュ型で、先方に乗り込んで「代理店になってください!」と話をするのは、飛び込み営業に等しく一発勝負です。「ちょっと興味があります」と言われて喜んで飛んでいくのではなく、相手の立場や、どんなことがクリアになれば代理店になってもらえるかなどを事前に電話で確認してからアポイントを取るようにしましょう。

納得すれば代理店になってくれるというお約束をいただいた相手先に訪問し、提案の内容を一つずつ丁寧に説明していけば、代理店になってもらえることは間違いありません。

訪問時に相手方から宿題をもらうのではなく、この条件であればお願いするということを社内で明確にして、電話でも確認を取ってから訪問するべきです。訪問時のサプライズは必要ありません。

場合によっては、会わずに電話やFAXだけで合意し、ご挨拶や契約のためだけに訪問するということでもいいと思います。

プレゼン自体も、説明会と同様、しっかりとリハーサルを行って、どのような質問が来ても冷静に回答できるように、資料が必要であれば当日持参するように、準備を怠らないようにしてください。

 

体験会を行う

商品・サービスにもよりますが、実際に代理店になったらどんなことをするのかを体験していただくのも良い方法です。

ものを作ったりする必要がなく、営業するだけの代理店なら、ベテラン営業マンに同行してもらうというのもいいかも知れません。

募集文書や説明会で、イメージしてもらえるものであればいいのですが、イメージしづらいものであれば、体験会を行うことも検討してみてください。実際には目で見て触れてみることで、より代理店になりたいという気持ちが強くなりますので、もっと代理店を増やしたい、という時にやっていていただければと思います。

見学会を行う

体験会は、代理店候補に、代理店になってもらうという体験でしたが、見学会は、すでに事業を行っている先輩代理店を訪ねて、実際の販売風景を見学したり、質疑応答や、お食事会などを通じて、代理店になることの良さを知っていただく会です。

当然、商品・サービスによりますので、できないものもあると思いますが、やれば代理店契約が増える可能性がありますので、是非チャレンジしていただきたいと思います。

この場合、先輩代理店にとってはライバルが増えるのですから、内心は面白くありません。ですので、貴社からは協力費などの報酬を支払うことが必要です。

テスト販売を行う

代理店契約を行うのに、初期費用が必要だったり、研修が必要だったりと、ハードルが高めの場合、テスト販売を行える環境を用意してあげることをお薦めします。

テスト販売とは、例えば、パンフレットを用意してあげて、「今度、このような事業を行おうと思うんだけどどう思いますか?」ということを、代理店候補の現在のお客様や、取引先の経営者などに聞いてみてもらうことです。

それで売れれば、100%代理店になっていただけますし、売れなくても契約するかどうか一歩前進することになります。

あるいは実際に、会社や自宅の近所でポスティングしてもらって、「1枚でも反響があったら代理店契約しませんか?」と持ちかけるのもいいかも知れません。

代理店の立場にたって、お試しでどのような販売ができるかをメーカーとして用意してあげれば、より多くの代理店を構築することができるようになります。

 

 

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