取引書類の電子化が進むなかで、あらためて確認しておきたいのが電子帳簿保存法（電帳法）の「電子取引データ保存」です。メールやクラウド、EDIなどでやり取りした注文書・請求書・領収書といった電子取引のデータは、原則として電子データのまま保存することが求められます。宥恕（ゆうじょ）期間を経て本格運用に移った今、代理店・FC本部でも「運用が形だけになっていないか」を点検しておくことが大切です。今回は、見直しのポイントを整理します。
電子取引データ保存とは
電子帳簿保存法のうち「電子取引」の区分は、電子データでやり取りした取引情報を、紙に出力して保存するのではなく、電子データのまま一定の要件を満たして保存することを求めるものです。対象は、メール添付やWebからダウンロードした請求書・領収書、クラウドサービス上の取引書類、EDI取引のデータなどが広く含まれます。
満たすべき主な要件
保存にあたっては、大きく「改ざん防止（真実性）」と「検索できる状態（可視性）」の二つが柱になります。
- 真実性の確保：タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または改ざん防止に関する事務処理規程の整備・運用のいずれかで対応する。
- 可視性の確保：「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できるようにする。ディスプレイやプリンタなどで速やかに確認・出力できる状態にしておく。
なお、一定規模以下の事業者については検索要件が緩和される取扱いもあります。自社が該当するかを含め、適用関係を確認しておくと安心です。
代理店・FC本部が見直すべきポイント
- 保存対象の棚卸し：メール・クラウド・EDIなど、どの経路で電子取引が発生しているかを洗い出し、保存漏れがないか確認する。
- 検索性の担保：ファイル名の付け方や保存フォルダの運用ルールを決め、「日付・金額・取引先」で探せる状態になっているか点検する。
- 規程と運用の一致：事務処理規程を整備している場合、実際の運用が規程どおりに回っているかを確認する。作っただけになっていないかが要注意点です。
- 加盟店・取引先との連携：本部・加盟店間、あるいは取引先との書類授受が電子化されている場合、双方で保存要件を満たせる運用になっているかをすり合わせる。
日本代理店協会に寄せられた相談から
日本代理店協会にも、「請求書をメールで受け取っているが、印刷して紙で保管していて電子データを残していなかった」「フォルダに保存はしているが日付や取引先で検索できる状態になっていない」といったご相談が寄せられています。多くは大がかりなシステム投資というより、保存ルールと運用の見直しで対応できるケースです。まずは自社の電子取引の流れを可視化し、できていない部分から順に整えていくことが大切です。
まとめ
電子取引データの保存は、いまや多くの事業者に関わる実務です。代理店・FC本部は、保存対象の棚卸し・検索性の担保・規程と運用の一致という観点で、自社の運用を一度点検しておきましょう。個別の要件や運用でご不明な点があれば、日本代理店協会までお気軽にご相談ください。
