01 はじめに
電子帳簿保存法（電帳法）は2024年1月から電子取引データの電子保存が義務化されましたが、宥恕措置・猶予措置の適用が段階的に終了し、本格運用フェーズに入りました。代理店・FC本部の実務でも不備が見つかれば青色申告の取消や追徴課税のリスクがあるため、早めの整備が求められます。
02 電子帳簿保存法の3つの区分
- 電子帳簿等保存：自己作成の帳簿・決算書をデータで保存（任意）
- スキャナ保存：紙で受領した請求書等をスキャン保存（任意）
- 電子取引データ保存：メール添付PDF・EDI・Web発行の請求書等を電子で保存（義務）
03 代理店・FC実務で見落とされがちな点
- 本部から加盟店へPDF送付したロイヤリティ請求書も電子取引データに該当
- クラウド契約サービスで締結した代理店契約書の電子保存
- ECサイトの注文データ・販売管理SaaSの売上データの原本性確保
- 加盟店から受領する仕入実績データの保存要件
04 保存要件の4本柱
電子取引データを保存する際は、以下の4要件をすべて満たす必要があります。
- 真実性の確保：タイムスタンプ付与、または訂正削除履歴が残るシステムの利用
- 可視性の確保：取引日付・金額・取引先で検索できる状態にする
- 関係書類の備付け：システムの操作マニュアル等を整備
- 事務処理規程：訂正削除に関する社内ルールの明文化
05 協会からのアドバイス
「PDFをサーバに置いておけばよい」という認識のままだと要件未充足になりがちです。特に検索要件と訂正削除規程が後回しになっている代理店本部が多く見受けられます。
電子帳簿保存法対応の実務見直しや、契約書類・取引データの保存体制についてご相談がある方は、当協会までお気軽にお問い合わせください。
