事業を拡大していくためには、マニュアル化が欠かせません。できるだけマニュアル化して、客観的に作業を評価したり、改善できるようにしておきましょう。マニュアル化は見える化であり、メリットはあってもデメリットはありません。
業務の流れや、トーク例だけでなく、メール文などもマニュアル化しておくことで、質の高い対応ができるようになります。電話は相手が携帯電話の場合、きちんと留守電に残しておき、メールは毎回署名をつける、など基本的なことができていない会社も多く見られますので、注意してください。
１）電話のトーク例
「私、（会社名）の（自分の名前）と申します。
先日は（代理店募集サイト名）から資料請求いただきありがとうございます。
今、お時間よろしいでしょうか？
ありがとうございます。
資料をご覧いただいたと思うのですが、もし分からない点があればと思い、お電話させていただいております。
何か分からない点はございませんでしょうか？」
２）携帯の留守電に残すトーク例
「私、（会社名）の（自分の名前）と申します。
（相手先名）様の携帯にお電話させていただいております。
先日は代理店の資料をご請求いただきまして誠にありがとうございました。
お電話に出られないようですので、また改めさせていただきますが、
お手数でなければ、（電話番号）までお電話いただければ幸いです。
月～金の9:00-17:00まで営業しております。
よろしくお願いいたします。失礼いたします。」
３）メールの例
件名：○○様/資料請求ありがとうございます
○○株式会社 ○○様
先日は（代理店募集サイト名）より資料をご請求いただきまして誠にありがとうございます。
私、担当させていただきます（会社名）の（担当者名）と申します。
本日資料を宅配便でお送りいたしますので○日には到着する予定です。
到着までしばらくお待ちいただければ幸いです。
また、ご不明な点がございましたらいつでもお気軽にお問い合わせ下さい。
取り急ぎE-mailにて御礼とご報告まで。
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△△株式会社 △△（名前）
〒100-0001東京都千代田区○○○○○○
電話03-0000-0000 FAX03-0000-0000
http://xxxxxx.co.jp
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注）署名は会社としての信頼感。必ず付けてください。
マニュアルは、業務を大・中・小という項目に分けて、小項目の下に具体的な業務の内容をぶら下げておきます。それぞれ、仕事の目的と、手順、仕事のコツを記載し、できるだけ図や写真などを使って、視覚的に分かりやすく作ってください。
また、マニュアルは代理店構築がうまくいかなければ、このマニュアルを元にどこを見直せばいいかとみんなで考える材料にもなります。定期的に見直し、修正していくことで、精度の高いマニュアルの完成を目指しましょう。
「代理店構築マニュアル」について
一般社団法人日本代理店協会では、代理店に関する各種情報を無料・有料に提供しております。
詳しくは入会案内をご覧ください。
