管理方法を決める

プル型でもプッシュ型でも、代理店候補が増えてくると、どこまで進んでいるか、どのようなことで止まっているのかが分からなくなります。社内に管理するシステムがなければ、表ソフトなどで管理して、効率的に代理店を作っていきましょう。

担当は誰で、担当者がいない場合どのように対応するか。目標数値を持たせるのか、持たせないのか、代理店を獲得した担当が、その代理店をずっと担当するのか、代理店の獲得と代理店の教育は担当を分けるのか。それぞれ適任者がいると思いますので、管理の方法を決めてください。

代理店候補を管理する表ソフトは次のような手順で作成します。

1)項目を決める
・通し番号
・会社名
・部署/役職
・氏名
・よみ
・電話番号
・E-mail
・郵便番号
・住所
・資料請求日
・資料発送日
・最終連絡日
・次回連絡予定日
・現在の状況
・応募してきた理由(経路)
・今後についての希望
・対応記録
・担当
次回連絡予定日の欄を作ることで、仕事の漏れを防ぎます。例えば、「来月また連絡してください」といわれたら「ありがとうございます。それではまた来月連絡させていただきます。」といって来月の日付を入れておきます。
その他の項目は、応募者とのやり取りをスムーズにするための項目です。他に必要な項目があれば加えてください。

2)リストを作成する
通し番号を振れるようにし、Microsoft Excelなどの表ソフトで作成してください。
今後対応が不要な応募者は、リストにそのまま残っていると見づらいので、別のシートに移せるよう「対応中」「対応不要」とシートを2つに分けておくと便利です。

3)テストしてみる
テストデータを入力してみて、リストの使いやすさを検証してください。項目の順番や、枠の大きさを調整し、便利に使えるかテストしてリストを完成させてください。(使うと便利な機能 ・色をつける・ウインドウ枠を固定する)

一人の担当が長く代理店を募集していると、手を抜いたり、他の業務に気をとられて代理店構築が疎かになる場合がありますので、二人制にしたり、定期的に打合せや報告をする機会を作ることをお薦めします。


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